Styr skanning og oppfølging av manglende bilag

Sett opp Skanneregler

Åpne Manglende bilag → Skanneregler. En administrator fullfører byråets oppsett før neste skanning. Velg om skanningen skal ta med alle posteringer uten vedlegg eller bare valgte kontoer, og kontroller midlertidige kontoer og eventuelle regler for å utelate treff.

Oppsettet har fem steg: Midlertidige kontoer, Kontoer som ikke trenger bilag, Hva som skannes, Mindre støy og Resultat. I steg 2 velger du kontoer som skal utelates, for eksempel bank- og kortgebyrer. Treff på midlertidige kontoer tas alltid med. Velger du Bare valgte kontoer i steg 3, gjelder ikke kontounntakene fra steg 2.

I steg 1 kan du også sette midlertidige kontoer per kunde. Søk etter kunden under Midlertidige kontoer per kunde og velg Tilpass. Velg kontoer fra kundens kontoplan eller Ingen faste kontoer. Bruk byråets kontoer fjerner tilpasningen av midlertidige kontoer. Valgene lagres sammen med resten når oppsettet fullføres, og kan endres senere under Skanneregler → Kunder. En kunde med egne kontoer får egne skanneregler; eksisterende kundevalg for øvrige regler beholdes.

I steg 2 kan du tilpasse Kontoer som ikke trenger bilag per kunde. Søk etter kunden og velg Tilpass. Velg kundens kontoer som skal utelates, eller fjern alle kontoene hvis kunden ikke skal ha kontounntak. Bruk byråets kontoer tilbakestiller bare dette kontovalget. Midlertidige kontoer tas fortsatt med, og kontounntak brukes ikke når kunden bare skanner valgte kontoer.

Under Bilag som aldri trenger vedlegg fra kunden kan du utelate regnskapssystemets egne bilagstyper, som betalinger, lønn og mva-meldinger. Vurder valgene for byråets arbeidsflyt. Utelat småbeløp bruker den valgte grensen i bilagets valuta.

Kjøpsbilag er særskilt beskyttet: småbeløp, tekstgjenkjenning og regelen for uidentifiserbare treff skjuler dem ikke. Kontoutvalget og øvrige regler må fortsatt kontrolleres. Vis utelatte lar deg undersøke treff som reglene har utelatt.

Gi kunder egne skanneregler

Kunder bruker byråets regler til du gir dem egne. Åpne kundereglene i Skanneregler, velg kunden eller kundene og kontroller kontoplanen. Du må ha tilgang til alle valgte kunder. Bare en administrator kan endre byråets standard.

Under Skanneregler → Kunder velger du Endre på kunden og åpner fanen Kontoer som ikke trenger bilag. Lagre for kunden lagrer unntakene uten å endre byråets standard eller andre kunder.

Bruk byråets regler tilbakestiller kundens egne skannevalg etter bekreftelse. Dette er egne skanneregler, og skal ikke forveksles med eldre kontoregler for oppfølging.

Eldre kontoregler for oppfølging

Innstillinger → Oppfølgingsregler → Oppfølging har leverandørspesifikke kontoregler. En Tripletex-regel gjelder ikke automatisk samme kontonummer i Fiken. Kontokoderegler for Tripletex ligger også under Oppfølgingsregler.

Kunderegler i denne eldre oppfølgingsflyten er inkludert i alle planer. De kan utelate en konkret konto eller kreve oppfølging selv om byråets standard utelater den. Regler som er satt på pause, skal ikke tolkes som aktive. Eldre Tripletex-unntak kan følge egne overgangsregler.

Denne kontoregelflyten støtter Conta, Fiken, Finago, PowerOffice, Tripletex, Unimicro og Visma eAccounting. QuickBooks og Xero inngår ikke.

Automatisk oppfølging

Automatiske utsendinger følger oppfølgingsreglene under Innstillinger → Oppfølgingsregler → Oppfølging. Skanneregler styrer ellers hvilke nye treff som vises i Manglende bilag.

Bilagstyper du utelater under Bilag som aldri trenger vedlegg fra kunden, får heller ingen automatiske utsendinger. Andre skannevalg, som kontoutvalg, småbeløp og uidentifiserbare treff, stanser ikke automatisk oppfølging alene. Kontroller derfor både skannereglene og oppfølgingsreglene før du lar byrået kontakte kunder automatisk.

Kontroller funnet før utsending

Et treff er et mulig dokumentasjonsbehov. Les kilde, bilagsdato, kontolinjer og synkens dekning. Ikke bekreftet av siste skann betyr at det gamle funnet ikke ble bekreftet i den siste skanningen, for eksempel fordi det ligger utenfor perioden; det er ikke et nytt bevis på at dokumentasjonen mangler.

Reglene avgjør hvilke treff som tas med, men erstatter ikke byråets vurdering av dokumentasjonen. Kontroller uklare og avledede funn i regnskapssystemet før du velger Legg til hos kunden.

Legg til hos kunden åpnes i full skjerm, og knappen øverst til høyre gjør vinduet mindre. Alle kunder og bilag står i én tabell med status for hvert bilag, og Må avklares viser bare bilagene som trenger et valg. Marker med avkryssing, dra over radene med musen eller hold Shift for å velge et område. Da vises en linje nederst der du setter periode eller svarfrist, bruker periode fra bilagsdato eller tar bilagene ut av utsendingen; de blir liggende i Manglende bilag. Hver endring vises der du gjorde den, med Angre. Feltene på hver rad kan fortsatt endres hver for seg.

Bruk blyantknappen på en rad for å endre tittel, beløp eller bilagsdato før punktet opprettes. Velg Bruk endringer for å beholde redigeringen, eller Tilbakestill til original for å bruke opplysningene fra regnskapssystemet. Endringene gjelder kundens bilagspunkt; kilden i regnskapssystemet endres ikke. Automatisk periodevalg bruker den redigerte bilagsdatoen.

Periode fra bilagsdato bruker periodenes start- og sluttdato og krever én tilgjengelig periode som dekker datoen. Erstatter den en periode eller svarfrist du allerede har valgt, spør BilagPilot først. Bilag uten én passende periode, for eksempel fordi ingen åpen periode dekker datoen, samles i én melding øverst med forslag: legg dem i en åpen periode, velg en annen, eller opprett en periode for månedene de gjelder. Svarfristen hentes fra perioden. Hvis fristen mangler eller har passert, velger du en ny svarfrist; perioden beholdes. Bilag med uavklarte felt må avklares før de kan legges til.