Bilagsjakt-kalkulator: hvor mye tid bruker regnskapsbyrået på purring?

Slik regner kalkulatoren

• Purring: kunder med mangler × purringer per kunde × minutter per purring ÷ 60
• Leting etter dokumenter: antall letinger × minutter per leting ÷ 60
• Feil eller ufullstendige bilag: feil bilag × minutter per feil bilag ÷ 60
• Statusarbeid: timer brukt på manuelle lister, interne avklaringer og statusmøter
• Total tid: purring + leting + feil bilag + statusarbeid = total bilagsjakt per måned
• Kostnad: total tid × intern timekostnad = månedlig kostnad, og månedlig kostnad × 12 = årlig kostnad

Velg en intern timekostnad, ikke timeprisen kunden betaler. Ta med lønn, sosiale kostnader, overhead og alternativ bruk av tiden.

Eksempel: lite regnskapsbyrå

Et lite byrå har 4 ansatte og mange små kunder.

De estimerer:

• 25 kunder med manglende bilag
• 2 purringer per kunde
• 5 minutter per purring
• 20 letinger etter dokumenter per måned
• 4 minutter per leting
• 8 feil eller ufullstendige bilag
• 10 minutter per feil
• 1,5 timer manuell statusoppdatering

Regnestykke:

Purring: 25 × 2 × 5 ÷ 60 = 4,2 timer
Leting: 20 × 4 ÷ 60 = 1,3 timer
Feil bilag: 8 × 10 ÷ 60 = 1,3 timer
Status: 1,5 timer

Totalt: 8,3 timer per måned

Hvis intern timekostnad settes til 650 kroner, blir månedlig kostnad:

(250 + 80 + 80 + 90) ÷ 60 × 650 ≈ 5 417 kroner. Tiden er avrundet i visningen over; kostnaden beregnes fra uavrundede minutter.

Det er før man tar med stress, fristpress, avbrytelser og tapt kapasitet.

Eksempel: byrå før MVA-termin

MVA-terminer gjør bilagsjakt mer synlig fordi flere kunder må avsluttes innen samme frist. Skatteetaten opplyser at mva-registrerte virksomheter normalt leverer mva-melding seks ganger i året, og at meldingen skal oppsummere inngående og utgående mva i perioden. (Skatteetaten)

Et byrå kan derfor måle bilagsjakt spesielt i terminmåneder:

• hvor mange kunder hadde mangler 10 dager før frist?
• hvor mange hadde mangler 5 dager før frist?
• hvor mange purringer ble sendt?
• hvor mange bilag kom inn etter første purring?
• hvor mange krevde ny avklaring?
• hvor mange timer gikk til statusarbeid?

Dette gir et mer presist bilde enn å spørre “føles dette tungvint?”

Hvordan vurdere resultatet

Sammenlign tidskostnaden med størrelsen på byrået, fristpresset og prisen på tiltaket dere vurderer. Det finnes ikke dokumenterte universelle terskler for når et nytt verktøy lønner seg. Mål en representativ periode før og etter en endring, og inkluder tiden som fortsatt går til kontroll.

Hvordan redusere tiden

1. Send færre, men tydeligere forespørsler

Én god forespørsel er bedre enn fem korte meldinger. Fortell kunden nøyaktig hva som mangler.

Dårlig:

Hei, vi mangler noen bilag.

Bedre:

Hei, vi mangler kvittering for kortkjøp 14. mars hos [leverandør] og faktura fra [leverandør] datert 22. mars. Last opp her innen fredag.

2. Bruk faste purremaler

Maler sparer tid og gir likere kommunikasjon. Det gjør også at nye ansatte kan følge samme standard.

3. Samle opplasting ett sted

Når bilag kommer i mange kanaler, øker letetiden. Én samlet opplastingslenke per kunde gjør det enklere å vite hvor dokumentet skal komme inn.

4. Bruk status per kunde og periode

Status bør ikke ligge i hodet til én person. Den bør være synlig for teamet.

Forslag til merkelapper i en manuell arbeidsliste (ikke BilagPilots statusnavn):

• ikke forespurt
• forespurt
• purret
• mottatt
• feil dokument
• ferdig

5. Mål i én måned

Ikke gjett. Mål faktisk tid i én måned. Bruk en enkel timer eller et regneark. Noter bare tid brukt på:

• purring
• leting
• feil bilag
• avklaringer
• statusoppdatering

Etter én måned vet byrået om problemet er stort nok til å endre arbeidsflyt.

Bruk beregningen i beslutningen

Kalkulatoren på siden bruker de samme kategoriene som eksempelet: purring, leting, feil og statusarbeid. Verdiene er illustrasjoner. Bytt dem ut med egne tall. Årlig kostnad er månedlig kostnad ganger tolv og passer bare når måneden er representativ.

Sammenlign dagens kostnad med abonnementspris, innføringstid og arbeidet som gjenstår etter en endring. Ikke regn all kontrolltid som spart.

Vanlige spørsmål om bilagsjakt

Hva er bilagsjakt?

Bilagsjakt er tiden regnskapsbyrået bruker på å få inn manglende bilag fra kunder. Det inkluderer purring, leting, oppfølging, avklaringer og kontroll av dokumenter som kommer inn feil eller for sent.

Hvorfor bør regnskapsbyråer måle bilagsjakt?

Fordi arbeidet ofte er skjult. Det skjer i korte avbrudd gjennom måneden. Når tiden måles, blir det tydelig om problemet er lite, moderat eller en reell kostnad for byrået.

Hva er den enkleste måten å redusere bilagsjakt på?

Start med tre grep: tydelige forespørsler, fast opplastingslenke og status per kunde og periode. Det reduserer leting og gjør purringer mer presise.

Slik hjelper BilagPilot

BilagPilot gjør bilagsjakt mer målbar og mindre rotete. Byrået kan sende konkrete forespørsler, gi kunden én opplastingslenke, purre før frist og se status per kunde og periode.

Hva statistikken måler

BilagPilots statistikk viser aktivitet og status i produktet. Intern tidskostnad krever fortsatt egne tidsmålinger. Kalkulatorens anslag er ikke dokumentasjon av faktisk spart arbeid.